Dział komunikacji chce krótszy formularz. Obsługa potrzebuje dodatkowych informacji. Kierownik zgłasza kolejną zmianę, a wykonawca dostaje trzy wiadomości z różnymi instrukcjami. W takiej sytuacji dodatkowe spotkanie nie zawsze rozwiąże problem.
Przed startem ustal, kto dostarcza wiedzę, kto zbiera uwagi i kto podejmuje decyzję. To część przygotowania zamówienia, która wpływa na czas pracy obu stron.
Przypisz odpowiedzialność do obszaru
Nie musisz powoływać dużego komitetu. Potrzebujesz nazwisk przy konkretnych sprawach: treści, proces obsługi, dane, technologia, budżet i odbiór. Jedna osoba może odpowiadać za kilka obszarów, jeśli ma na to czas oraz umocowanie.
Przy każdym zapisz również zastępstwo i to, kiedy decyzję trzeba przekazać wyżej. Osoba kontaktowa nie powinna być zmuszona zgadywać stanowiska organizacji.
Wysyłaj jedną uzgodnioną odpowiedź
Zbierz uwagi w jednym miejscu. Oddziel błąd względem ustalonego zakresu, pytanie i propozycję nowej funkcji. Jeśli dwa działy oczekują sprzecznych rozwiązań, wyjaśnij to wewnętrznie, zanim zlecisz zmianę wykonawcy.
Pomaga krótki zapis decyzji: czego dotyczy, co ustalono, dlaczego i kto zaakceptował. Gdy temat wróci po miesiącu, nie trzeba odtwarzać ustaleń z kilku skrzynek pocztowych.
Ustal czas na odpowiedź
Dopasuj terminy akceptacji do rzeczywistej dostępności ludzi. Jeśli potrzebna jest konsultacja kilku działów, uwzględnij ją w planie. Brak odpowiedzi powinien uruchamiać uzgodniony kontakt, a nie niejasne domniemanie zgody.
Poproś wykonawcę, by przy pytaniu wskazywał konsekwencję opóźnienia i możliwe warianty. W ten sposób decyzja staje się łatwiejsza do podjęcia. Do harmonogramu wpisz także pracę własnego zespołu — nie tylko daty, w których firma ma coś dostarczyć.
Wszystkie liczby z artykułu i tysiące innych umów znajdziesz w bazie.
Otwórz bazę umów