Budżet projektu cyfrowego w instytucji często powstaje rok przed przetargiem, w planie finansowym albo we wniosku o dofinansowanie. Potem okazuje się, że najtańsza oferta go przekracza i przetarg trzeba unieważnić. W stronach, systemach, aplikacjach i projektach marki unieważnia się 15% postępowań. Oto jak tego uniknąć.
Punkt wyjścia: ceny podobnych umów
Zacznij od tego, ile zapłacili inni. Typowe ceny z ostatnich 4 lat, netto w dzisiejszych złotych:
| Projekt | Typowa cena | Zwykle |
|---|---|---|
| Strona internetowa instytucji | 120 tys. zł | 55 tys. zł do 280 tys. zł |
| Portal internetowy | 260 tys. zł | 120 tys. zł do 780 tys. zł |
| Portal z e-usługami | 340 tys. zł | 130 tys. zł do 1,6 mln zł |
| Aplikacja mobilna | 280 tys. zł | 150 tys. zł do 650 tys. zł |
| Aplikacja webowa | 420 tys. zł | 210 tys. zł do 1 mln zł |
| System dedykowany | 530 tys. zł | 210 tys. zł do 2,5 mln zł |
| Projektowanie UX/UI | 310 tys. zł | 140 tys. zł do 850 tys. zł |
| Identyfikacja wizualna | 180 tys. zł | 90 tys. zł do 290 tys. zł |
Kolumna „zwykle” to środkowa połowa umów. Wszystkie umowy znajdziesz w bazie, z podziałem na rodzaj zamawiającego i województwo.
Pięć kroków do budżetu
- Znajdź trzy, cztery podobne umowy. Podobne zakresem, nie nazwą. Strona z migracją tysięcy dokumentów to inny projekt niż prosta wizytówka.
- Umieść swój projekt w przedziale. Prosty zakres bliżej dolnej granicy, integracje, e-usługi i wiele ról użytkowników bliżej górnej.
- Dolicz to, czego nie widać. Migracja treści, szkolenia, dostępność, testy bezpieczeństwa, hosting, licencje.
- Policz utrzymanie. Kilka lat utrzymania często kosztuje tyle co budowa. Zobacz Ile kosztuje utrzymanie strony i systemu.
- Zostaw zapas. Ceny w ofertach rosną z inflacją, a budżet z planu sprzed roku już jej nie uwzględnia.
Dlaczego za niski budżet jest drogi
Gdy najtańsza oferta przekracza budżet, masz trzy wyjścia: dołożyć pieniędzy, unieważnić przetarg albo okroić zakres. Każde kosztuje czas, a powtórny przetarg to zwykle kilka miesięcy opóźnienia. Typowo najtańsza oferta w takim przetargu była o 37% wyższa od budżetu. Więcej w poradniku Dlaczego przetargi upadają.
Za niski budżet odstrasza też dobre zespoły. Jeśli kwota jest znana z góry i wyraźnie za mała, startują tylko ci, którzy planują oszczędzać na jakości.
Konsultacje rynkowe
Prawo zamówień publicznych pozwala zapytać rynek przed ogłoszeniem przetargu. Krótkie spotkania z kilkoma wykonawcami pokazują, czy zakres i budżet się spinają, i często podpowiadają, co uprościć.
Źródło: Biuletyn Zamówień Publicznych, stan na 2026-11-03. Ceny netto w dzisiejszych złotych.
Wszystkie liczby z artykułu i tysiące innych umów znajdziesz w bazie.
Otwórz bazę umów